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浅谈档案管理人员的素质与档案管理

 摘要:档案管理工作是一项专门业务工作,要做好这份工作,必须具备一定档案专业知识、文化科学知识以及较高政治素质的档案专业的专门人员。为了使档案管理工作规范化、标准化,必须建立健全切合实际的档案管理制度。本文从档案管理人员的素质要求出发,探讨加强档案管理工作的一些措施与方法。

关键词:档案管理;人员素质;措施与方法


    一、档案与档案管理

    档案是国家机关、社会组织和个人在社会生活中形成的,保存备查的文字、图象、声音及其它各种形式的原始记录。不同的单位和组织其档案的内容不尽相同。

档案管理并不是我们以为的只要将档案归档整理就好了,它有自己的工作内容。档案管理,也称之为档案工作。档案管理主要包括两个方面的内容:一是对档案资源的管理,也称档案实体管理;二是对档案中所包含的信息的管理,也称档案信息组织。

做好档案管理工作,不仅是要将档案整理好,不出差错,更重要的一点就是要紧随世界前进的脚步,不断地更新档案管理观念,以提高档案管理的工作水平。尤其是在当今这个信息大爆炸的年代,档案信息每天都会有很多,如果我们还是按以前的工作水平进行,势必无法将档案管理工作做好,所以我们一定要积极探索和尝试所有有利于档案管理的新的手段,找出最适应现今发展的一种方法来。

    进一步加强和改进组织档案工作,深入贯彻落实档案法律、法规,全面细致、扎实认真地做好组织档案基础工作,牢牢掌握企业档案信息源开发利用工作,是全面落实科学发展观,建设和发展组织和谐的一项重要基础工作。

    二、档案管理人员的素质要求   

档案工作是一项专门业务工作,是一项涉及多种专业,多种学科的工作,要做好这项工作,必须有一批具备一定的档案专业知识、文化科学知识和较高政治素质的档案专业的专门人才。

1、良好的政治素质是做好企业档案工作的前提和准则

档案工作对组织的各项工作的开展都具有十分重要的作用,档案信息资源的有效利用可以为组织带来巨大的社会效益和经济效益。较高的政治素质是做好一切工作的前提和准则。档案工作者要树立坚定正确的政治方向,树立共产主义的远大理想和科学的世界观、人生观、价值观。

2、精湛的业务素质是档案工作者立身之本

    精湛的业务素质是档案工作者必不可缺少的,集中表现在以下三个方面:

    (1)档案工作者要有广博的基础知识。档案的内容涉及政治、经济、军事、外交、科学和文化等广阔的知识领域。这就要求档案工作者要对分散的各种档案等进行处理和整编,进行科学地整理与鉴定,选择与编研有价值的材料,主动向利用者提供系统的知识。这实质上是一种创造性的脑力劳动。具体说来,档案工作是由收集、整理、编目、鉴定、保管、检索、利用、编研等各项业务环节有机地构成的,这些环节都有一定专业的研究领域。

    (2)档案工作者要有较高的科学文化素质和系统的档案基础理论以及适应市场经济竞争的基本素质。档案学的基础理论和专业知识,不仅包括档案管理学,而且还有文书学、档案文献编纂学、科技档案学、中国档案史、外国档案史、档案学理论与历史、档案学概论、档案保护技术学等等。档案工作者要适应知识经济,必须要掌握现代化管理水平,建立科学的档案管理体系,随着科学技术的发展,档案管理手段的更新和管理水平的提高,必须建立与之相应的科学的档案管理体系,使档案管理与企业工作同步发展。

    (3)档案工作者还需要及时掌握和熟练应用现代化的办公手段。随着档案管理的现代化,要求档案工作者还必须具有熟练的计算机操作能力,掌握档案现代化设备的使用。

    3、良好的职业道德是企业档案管理工作的基本要求

档案工作者必须维护档案和历史事实的原貌,既不能任意篡改和歪曲档案的内容和特征,也不允许主观臆断随心所欲地鉴别档案。无论在什么情况下,都要实事求是,坚持据实立档,据实用档,尊重历史,忠于职守。因而要求档案管理工作者应具有良好的职业道德,主要表现为:一要热爱档案事业;二要有珍档敬业、无私奉献的精神;三要有甘于寂寞、甘于清贫的品质。

4、档案工作者要增强现代化意识、市场意识和法律意识。

一是档案信息传播需要档案工作者增强其对信息性的认识程度,提高鉴别水平和处理能力,增强开发档案信息资源的意识,满足社会各方面对档案信息日益增长的需求。

二是档案工作者要开发档案信息并主动与市场经济接轨,参与市场经济活动,为市场服务。

三是档案信息传播要求档案工作者努力学习现代化设备的应用技术,促进档案工作的发展跟上时代节拍。

四是档案信息传播要求档案工作者在履行服务职能时要有强烈的依法办事意识,按照党和国家有关规定进行档案的开发、开放、公布与利用,正当参与市场竞争。

    三、加强档案管理的措施与方法

加强档案管理,更好地为经济社会发展服务,本人认为应从以下几个方面入手:

1、建立健全切合实际的档案管理制度

档案种类繁多,形式各异。有日常文书档案、业务档案、纸质档案、电子档案等。要实现规范的管理,就必须以《中华人民共和国档案法》为指导,建立切合实际的档案管理制度。

(1)加强档案管理的硬件建设。

(2)建立良好有序的档案管理网络。

(3)制定严格的档案借阅制度。

2、严格公文的制发

公文是档案的前身,档案是由公文转化而来的。因此,在公文制发中必须要解决好规范化、标准化问题,以提高档案实体质量,为档案工作实施规范化、标准化管理打好基础。

(1)公文用纸要统一、规范、标准。

(2)公文内容要齐全完整。

(3)公文字迹要牢固清晰。

(4)公文格式要规范化、文种要合理。

3、做好文书以及电子档案的管理

我们要强化系统思维意识,树立文书处理工作规范化、标准化和档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想,在实际工作中把握文书处理工作规范化、标准化的入口关,以实现档案工作的规范化、标准化。

在现今的网络工作环境下,电子文件也属于档案的一部分,必须加强电子文件的管理。 
  (1)电子文件的载体稳定性差,易损坏,随着计算机信息管理网的建立与发展,越来越多的重要文件被传输上网。
  (2)电子文件归档所涉及的问题更加广泛,受制约因素多,仅靠档案部门独家很难完成,应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。

3)做好档案归档电子文件的技术处理工作,实施电子文件管理战略,保证电子文件的可靠性,使之与纸质文件一样发挥社会效用。 
  (4)解决好档案电子文件的保存问题。

4、提高纸质档案的立卷质量

在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中,必须一方面要注意解决好立卷方法问题,以有利于档案标准化管理中的分类和检索,另一方面要注意解决好案卷装订质量问题,以有利于档案规范化管理。

5、坚持依法治档是做好档案管理工作的必由之路
    (1)立足于法,搞好建章立制工作。法制化是做好档案管理工作的基础,要做好档案管理工作就必须以依法治档为根本,实现档案管理制度化。

2)实现档案管理同现代技术的有机结合。利用计算机等现代化手段整理档案,则可以收到事半功倍的效果。

3)档案管理的根本目的在于档案利用。只有全力做好档案管理工作,才能为社会的全面进步,经济又好又快地发展提供优质、高效的档案服务。

      

参考文献:
[1]秦斌歧.浅谈档案管理人员的素质[J].吕梁教育学院学报.2007.(4).
[2]
谢爱芹.浅谈新时期企业档案管理人员素质要求[J].山东档案.2006.(5).
[3]
拾景欣.以利用者为本提升档案人员的亲和力[J].兰台世界,2010,(24).
[4]http://www.lw54.com/html/dangan/20090714/88428_2.html

 

 

 

 

 

 


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